Datenschutzerklärung

Von ProLitteris
Datum 01.05.2026
Geltung Ab sofort bis auf Widerruf
Version 2.0, ersetzt die bisherige Datenschutzerklärung
Verantwortlich Team Legal

Inhalt

1 Anwendungsbereich

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie ProLitteris Personendaten bearbeitet.

Sie gilt für ProLitteris, Schweizerische Genossenschaft für Urheberrechte an Literatur und Kunst, sowie für die Fürsorge-Stiftung von ProLitteris und die Stiftung Kulturfonds von ProLitteris. Wenn nachfolgend von «ProLitteris» die Rede ist, sind diese Organisationen gemeint, soweit sie im konkreten Zusammenhang Personendaten bearbeiten.

Diese Datenschutzerklärung richtet sich an Personen, die mit ProLitteris in Kontakt stehen. Dazu gehören insbesondere Rechteinhaber:innen, Mitglieder, Nutzer:innen geschützter Werke und Leistungen, Lizenznehmer:innen, Kund:innen von MyCopyright, Gesuchsteller:innen, Bewerber:innen, Mitarbeiter:innen, Mitglieder von Organen und Gremien, Geschäftspartner:innen, Dienstleister:innen sowie Besucher:innen der Website und der Portale von ProLitteris.

Personendaten sind alle Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare natürliche Person beziehen. Bearbeiten bedeutet jeden Umgang mit Personendaten, zum Beispiel das Erheben, Speichern, Verwenden, Bekanntgeben, Ändern, Archivieren, Löschen oder Vernichten.

2 Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?

Verantwortlich ist grundsätzlich:

ProLitteris, Schweizerische Genossenschaft für Urheberrechte an Literatur und Kunst
Zürich, Schweiz

Soweit die Fürsorge-Stiftung von ProLitteris oder die Stiftung Kulturfonds von ProLitteris eigene Aufgaben erfüllen, sind diese Stiftungen für die Datenbearbeitung verantwortlich. Die Adresse stimmt mit der Genossenschaft ProLitteris überein.

Anfragen können in jedem Fall über die oben genannte Kontaktstelle gestellt werden.

3 Welches Recht gilt?

Für ProLitteris gilt in erster Linie das schweizerische Datenschutzgesetz.

Soweit ProLitteris Personendaten im Zusammenhang mit Personen oder Tätigkeiten im Fürstentum Liechtenstein bearbeitet, können zusätzlich das Recht des Fürstentums Liechtenstein und die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union anwendbar sein.

Soweit die Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union ausnahmsweise auf einzelne Bearbeitungen anwendbar ist, berücksichtigt ProLitteris deren Anforderungen. Diese Datenschutzerklärung verwendet dennoch in erster Linie die Begriffe des schweizerischen Datenschutzrechts.

4 Warum bearbeitet ProLitteris Personendaten?

ProLitteris bearbeitet Personendaten, um ihre gesetzlichen, statutarischen, vertraglichen und betrieblichen Aufgaben zu erfüllen.

Dazu gehören insbesondere:

  • die Verwaltung von Urheberrechten und verwandten Aufgaben
  • der Abschluss und die Durchführung von Verwertungsverträgen
  • die Verwaltung von Mitgliedschaften
  • die Lizenzierung von Nutzungen geschützter Werke
  • das Inkasso von Vergütungen
  • die Verteilung von Vergütungen an Rechteinhaber:innen
  • die Zusammenarbeit mit Verwertungsgesellschaften im In- und Ausland
  • die Erfüllung von Tarifen, Reglementen, Statuten und gesetzlichen Pflichten
  • der Betrieb von Websites, Portalen und digitalen Diensten
  • der Kundendienst und die Kommunikation
  • die Durchführung von Veranstaltungen, Versammlungen und Abstimmungen
  • die Tätigkeit der Fürsorge-Stiftung und der Stiftung Kulturfonds
  • die Durchführung von Bewerbungs- und Arbeitsverhältnissen
  • der Abschluss und die Durchführung von Verträgen mit Geschäftspartner:innen
  • die Sicherheit, Weiterentwicklung und Kontrolle der Organisation und Systeme von ProLitteris
  • die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

5 Auf welcher Grundlage bearbeitet ProLitteris Personendaten?

ProLitteris bearbeitet Personendaten, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht und die Bearbeitung verhältnismässig ist.

Eine Datenbearbeitung kann sich insbesondere stützen auf:

  • einen Vertrag oder die Vorbereitung eines Vertrags
  • das Urheberrechtsgesetz, Tarife, Reglemente, Statuten oder behördliche Bewilligungen
  • gesetzliche Aufbewahrungs-, Auskunfts- oder Meldepflichten
  • die Einwilligung der betroffenen Person
  • überwiegende berechtigte Interessen von ProLitteris oder Dritten
  • die Erfüllung der Rechteverwaltung
  • die Durchführung von Gerichts-, Betreibungs-, Verwaltungs- oder Aufsichtsverfahren

Wo ProLitteris eine Einwilligung einholt, kann diese grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Bereits erfolgte Bearbeitungen bleiben dadurch rechtmässig, soweit sie im Zeitpunkt der Bearbeitung zulässig waren oder weiterhin auf einer anderen Grundlage beruhen.

6 Welche Personendaten bearbeitet ProLitteris allgemein?

Je nach Beziehung zu ProLitteris bearbeitet ProLitteris unterschiedliche Daten. Dazu können insbesondere gehören:

  • Name, Vorname, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und weitere Kontaktdaten
  • Geburtsdatum, Nationalität, Sprache und Korrespondenzpräferenzen
  • Angaben zu Unternehmen, Organisationen, Funktion, Vertretungsbefugnis, UID und Handelsregisterdaten
  • Mitgliedschafts-, Vertrags- und Kundennummern
  • Bankverbindung, Zahlungsdaten, Mehrwertsteuerangaben und Abrechnungsdaten
  • Angaben zu Werken, Publikationen, Nutzungen, Rechten, Beteiligungen und Repertoires
  • Angaben zu Verwertungsverträgen, Lizenzverträgen, Tarifen, Rechnungen, Mahnungen und Verteilungen
  • Login-Daten, Portal-Daten, technische Kennungen, IP-Adressen, Logdaten und Nutzungsdaten
  • Korrespondenz, Supportanfragen, Gesprächsnotizen und Dokumente
  • Angaben aus öffentlichen Registern, Branchenverzeichnissen und Datenbanken
  • Daten aus Gerichts-, Betreibungs-, Verwaltungs- oder Aufsichtsverfahren
  • Bewerbungs-, Personal- und Gremiendaten
  • Gesuche im Zusammenhang mit Sozialleistungen und Kulturförderung

ProLitteris bearbeitet nur jene Daten, die für den jeweiligen Zweck erforderlich oder angemessen sind.

7 Daten von Rechteinhaber:innen und Mitgliedern

Rechteinhaber:innen teilen ProLitteris Daten mit, wenn sie einen Verwertungsvertrag abschliessen, Mitglied werden, Werke melden, an Verteilungen teilnehmen, Leistungen der Fürsorge-Stiftung beanspruchen oder mit ProLitteris kommunizieren.

Dazu gehören insbesondere:

  • Adress- und Kontaktdaten
  • Angaben zur Person, Tätigkeit, Nationalität und Sprache
  • Angaben zu Mitgliedschaft und Verwertungsvertrag
  • Angaben zu Rechten, Werken, Publikationen, Ausstellungen, Sendungen, Online-Nutzungen oder anderen Nutzungsformen
  • Angaben zu Verlagen, Miturheber:innen, Erbinnen und Erben, Vertretungen oder Berechtigten
  • Bankverbindung, Steuer- und Mehrwertsteuerangaben
  • Auszahlungs-, Abrechnungs- und Verteilungsdaten
  • Identifikationsnummern wie MemberID, Kreditorennummer oder internationale Rechteinhaberkennungen
  • gegebenenfalls Kopien von Ausweisen oder Vollmachten, soweit dies zur Identifikation oder Prüfung erforderlich ist
  • Daten aus öffentlich zugänglichen Registern, Bibliothekskatalogen, Branchenverzeichnissen und Werkdatenbanken
  • Korrespondenz und Supportdaten

ProLitteris bearbeitet diese Daten insbesondere, um Verwertungsverträge abzuschliessen und durchzuführen, Rechte zu verwalten, Nutzungen zu erfassen, Vergütungen zu verteilen, gesetzliche und reglementarische Pflichten zu erfüllen und mit in- und ausländischen Verwertungsgesellschaften zusammenzuarbeiten.

8 Daten von Nutzer:innen und Lizenznehmer:innen

Nutzer:innen geschützter Werke, Lizenznehmer:innen und tarifpflichtige Organisationen teilen ProLitteris Daten mit, wenn sie gesetzliche Vergütungen schulden, Lizenzverträge abschliessen, Nutzungen melden, Rechnungen erhalten oder mit ProLitteris kommunizieren.

Dazu gehören insbesondere:

  • Adress- und Kontaktdaten
  • Angaben zu Unternehmen, Organisation, Branche, Tätigkeit, Standorten, Mitarbeiter:innen, Nutzergruppen oder relevanten Betriebsgrössen
  • UID, Handelsregisterdaten und weitere Identifikationsdaten
  • Angaben, die nach Tarifen oder Lizenzverträgen für Vergütungspflicht und Vergütungshöhe erforderlich sind
  • Angaben zu genutzten Werken, Nutzungsarten, Nutzungen wie Sendungen oder Kopien oder anderen Nutzungen
  • Rechnungs-, Zahlungs-, Mahn- und Inkassodaten
  • Korrespondenz, Vertragsunterlagen und Supportdaten
  • Daten aus öffentlichen Registern und Branchenverzeichnissen

ProLitteris bearbeitet diese Daten insbesondere für die Lizenzierung, das Inkasso, die Verteilung der Vergütungen, die Durchsetzung von Forderungen und die Erfüllung gesetzlicher und tariflicher Pflichten.

9 MyCopyright

MyCopyright ist ein digitaler Dienst von ProLitteris zur Hinterlegung, Siegelung und Zeitstempelung von Dateien. Kund:innen können Dateien hochladen, mit technischen Nachweisen versehen und bei ProLitteris hinterlegen. Bei Bedarf kann ein Zertifikat erzeugt werden.

Bei der Nutzung von MyCopyright bearbeitet ProLitteris insbesondere folgende Daten:

  • Konto- und Login-Daten
  • Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Sprache und weitere Kontaktdaten
  • Vertrags-, Abo-, Zahlungs- und Rechnungsdaten
  • Support- und Kommunikationsdaten
  • hochgeladene Dateien
  • Dateinamen, Ordnerstrukturen, Beschreibungen, Titel und weitere von Kund:innen eingegebene Angaben
  • Erklärungen der Kund:innen zur Datei, zur Berechtigung, zur Urheberschaft oder zur Rechteinhaberschaft, soweit solche Angaben erhoben werden
  • technische Metadaten
  • Hashwerte, Zeitstempel, Signatur- oder Siegelinformationen
  • Zertifikatsdaten
  • Protokoll- und Sicherheitsdaten
  • Angaben zu Freigaben, Abrufen, Exporten oder Löschungen

Hochgeladene Dateien können Personendaten enthalten. Kund:innen entscheiden selbst, welche Dateien sie hochladen. Sie sind dafür verantwortlich, keine unerlaubten Personendaten oder rechtswidrigen Inhalte hochzuladen. Sie müssen die Rechte Dritter beachten.

ProLitteris bearbeitet MyCopyright-Daten insbesondere, um den Dienst bereitzustellen, Dateien zu hinterlegen, technische Nachweise zu erzeugen, Zertifikate auszustellen, Kund:innen zu betreuen, Zahlungen abzuwickeln, Sicherheit und Integrität des Dienstes zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern und rechtliche Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

MyCopyright begründet keine Urheberrechte. Der Dienst ersetzt keine rechtliche Prüfung und keine Rechtsberatung. Die technische Hinterlegung und das Zertifikat können als Beweismittel dienen, bestätigen aber nicht abschliessend die Urheberschaft, Rechteinhaberschaft, Schutzfähigkeit, Originalität, Neuheit oder Freiheit von Rechten Dritter.

ProLitteris setzt für den technischen Betrieb von MyCopyright Swiss Trust Layer AG ein. Swiss Trust Layer betreibt technische Komponenten des Dienstes, insbesondere für Upload, Speicherung, Verschlüsselung, Siegelung, Zeitstempelung, Zertifikatserstellung, Verfügbarkeit, Sicherheit, technischen Support und technische Weiterentwicklung.

Soweit Swiss Trust Layer Personendaten im Auftrag von ProLitteris bearbeitet, handelt Swiss Trust Layer als Auftragsbearbeiterin. Swiss Trust Layer darf Personendaten nur nach den vertraglichen Vorgaben von ProLitteris und nur für die vereinbarten Zwecke bearbeiten. ProLitteris hat mit Swiss Trust Layer eine Auftragsbearbeitungsvereinbarung.

Swiss Trust Layer kann weitere technische Dienstleister einsetzen, soweit dies für den Betrieb von MyCopyright erforderlich ist und die datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind. ProLitteris achtet darauf, dass solche Dienstleister angemessene Vertraulichkeits-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen einhalten.

Swiss Trust Layer bezieht von Swisscom Trust Services qualifizierte elektronische Signaturen gemäss dem Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES).

10 Portal und Website

Wenn Sie die Website von ProLitteris, das ProLitteris-Portal oder andere digitale Angebote nutzen, können technische Daten bearbeitet werden. Dazu gehören insbesondere:

  • IP-Adresse
  • Datum, Zeit und Dauer des Zugriffs
  • aufgerufene Seiten und Inhalte
  • Zugriffsstatus und übertragene Datenmenge
  • verwendeter Browser und Betriebssystem
  • Spracheinstellungen
  • Geräteinformationen
  • Referrer-URL
  • Login- und Sitzungsdaten
  • Sicherheits- und Fehlerprotokolle

ProLitteris bearbeitet diese Daten, um die digitalen Angebote von ProLitteris bereitzustellen, die Sicherheit zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern, Fehler zu beheben und diese Angebote weiterzuentwickeln.

Für das ProLitteris-Portal und MyCopyright können zusätzliche Login-, Konto-, Vertrags-, Nutzungs- und Supportdaten bearbeitet werden.

11 Cookies

ProLitteris verwendet Cookies und ähnliche Technologien.

Cookies sind kleine Dateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie können dazu dienen, eine Website technisch bereitzustellen, eine Sitzung aufrechtzuerhalten, Spracheinstellungen zu speichern, Sicherheit zu gewährleisten oder die Nutzung einer Website auszuwerten.

ProLitteris verwendet insbesondere:

  • essenzielle Cookies, die für den Betrieb der Website, des Portals oder eines Dienstes erforderlich sind
  • funktionale Cookies, zum Beispiel für Spracheinstellungen oder Präferenzen
  • Analyse-Cookies, soweit ProLitteris die Nutzung der digitalen Angebote von ProLitteris misst und verbessert

Sie können Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers ganz oder teilweise deaktivieren oder löschen. Wenn Sie essenzielle Cookies deaktivieren, können gewisse Funktionen nicht oder nur eingeschränkt genutzt werden.

Soweit ProLitteris Analyse- oder Marketing-Cookies verwendet, die eine Einwilligung erfordern, holt ProLitteris diese über einen Cookie-Banner oder eine vergleichbare Einstellungsmöglichkeit ein. Sie können eine erteilte Einwilligung grundsätzlich mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

12 Daten für Newsletter und Kommunikation

ProLitteris kann Personendaten für Newsletter, Einladungen, Fachinformationen, Veranstaltungen und andere Mitteilungen bearbeiten.

Für den Newsletter verwendet ProLitteris in der Regel Ihre Einwilligung. Sie können sich jederzeit abmelden. Bei vertraglichen oder gesetzlichen Mitteilungen, zum Beispiel zu Mitgliedschaft, Verteilungen, Rechnungen, Tarifen, Portalen oder MyCopyright, kann ProLitteris Sie auch ohne Newsletter-Einwilligung kontaktieren, soweit dies für die jeweilige Beziehung erforderlich ist.

13 Daten für die Fürsorge-Stiftung und die Stiftung Kulturfonds

Die Fürsorge-Stiftung von ProLitteris bearbeitet Personendaten, wenn Personen Leistungen beantragen, beziehen oder mit der Stiftung kommunizieren. Dazu können insbesondere Kontaktdaten, Mitgliedschafts- und Verteilungsdaten, Angaben zur persönlichen und finanziellen Situation, Leistungsdaten, Bankdaten, Korrespondenz und Entscheidungsunterlagen gehören.

Die Stiftung Kulturfonds von ProLitteris bearbeitet Personendaten, wenn Organisationen oder Personen Gesuche einreichen, an Projekten beteiligt sind, Beiträge erhalten oder mit der Stiftung kommunizieren. Dazu können insbesondere Kontaktdaten, Projektangaben, Angaben zu beteiligten Personen, Finanzierungsdaten, Entscheidungsunterlagen, Zahlungsdaten und Korrespondenz gehören.

Diese Daten werden bearbeitet, um Gesuche zu prüfen, Leistungen oder Beiträge zu gewähren, Zahlungen abzuwickeln, Entscheide zu dokumentieren, gesetzliche und statutarische Pflichten zu erfüllen und die Tätigkeit der Stiftungen zu führen.

14 Daten von Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen und Gremienmitgliedern

ProLitteris bearbeitet Personendaten von Mitarbeiter:innen, Bewerber:innen, ehemaligen Mitarbeiter:innen, Mitgliedern von Organen und Gremien sowie weiteren Personen, die für ProLitteris tätig sind oder sich für eine Tätigkeit bewerben.

Dazu gehören insbesondere:

  • Kontakt- und Identifikationsdaten
  • Bewerbungsunterlagen
  • Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung und Qualifikationen
  • Arbeitsvertrags-, Lohn-, Sozialversicherungs-, Steuer- und Bankdaten
  • Arbeitszeit-, Abwesenheits- und Leistungsdaten
  • IT-, Zugangs- und Sicherheitsdaten
  • Korrespondenz und Personalunterlagen
  • Daten im Zusammenhang mit Organ- und Gremientätigkeit

Diese Daten werden bearbeitet, um Bewerbungen zu prüfen, Arbeits- und Mandatsverhältnisse durchzuführen, gesetzliche Pflichten zu erfüllen, Sicherheit und Organisation zu gewährleisten und Ansprüche geltend zu machen oder abzuwehren.

15 Woher erhält ProLitteris Personendaten?

ProLitteris erhält Personendaten insbesondere:

  • direkt von betroffenen Personen
  • von Rechteinhaber:innen, Mitgliedern, Nutzer:innen, Kund:innen, Gesuchsteller:innen und Geschäftspartner:innen
  • über Portale, Formulare, E-Mail, Telefon, Post oder persönliche Kontakte
  • aus öffentlichen Registern, zum Beispiel Handelsregister, UID-Register oder anderen behördlichen Registern
  • aus Bibliothekskatalogen, Branchenverzeichnissen, Werkverzeichnissen, Verlagsverzeichnissen und öffentlich zugänglichen Quellen
  • von Verwertungsgesellschaften im In- und Ausland
  • von Behörden, Gerichten, Betreibungsämtern, Rechtsvertreter:innen und Inkassostellen
  • von Dienstleister:innen, soweit diese im Auftrag oder mit Berechtigung Daten übermitteln
  • durch technische Systeme, Server, Portale, Websites und Sicherheitsprotokolle

16 Wem gibt ProLitteris Personendaten bekannt?

ProLitteris gibt Personendaten nur bekannt, wenn dies für einen zulässigen Zweck erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

  • in- und ausländische Verwertungsgesellschaften
  • Rechteinhaber:innen, Verlage, Nutzer:innen oder Lizenznehmer:innen, soweit dies zur Rechteverwaltung, Lizenzierung, Abrechnung oder Klärung von Ansprüchen erforderlich ist
  • Behörden, Gerichte, Betreibungsämter, Aufsichtsstellen und andere amtliche Stellen
  • Banken, Zahlungsdienstleister, Revisionsstellen, Versicherungen, Treuhänder:innen und Berater:innen
  • Rechtsanwält:innen, Inkassostellen und weitere Vertreter:innen
  • IT-, Hosting-, Cloud-, Portal-, Support-, Druck-, Versand-, Kommunikations- und Sicherheitsdienstleister
  • technische Betreiber:innen von Diensten, insbesondere Swiss Trust Layer im Zusammenhang mit MyCopyright
  • Dienstleister für Veranstaltungen, Newsletter, Umfragen oder Kommunikation
  • Empfänger im Rahmen von Stiftungsleistungen oder Kulturförderung, soweit dies erforderlich ist

ProLitteris verkauft keine Personendaten.

17 Gibt ProLitteris Personendaten ins Ausland bekannt?

ProLitteris ist in der Schweiz tätig, arbeitet aber auch mit ausländischen Verwertungsgesellschaften, Dienstleister:innen, Behörden, Gerichten, Rechtsvertreter:innen und weiteren Stellen zusammen. Deshalb können Personendaten auch ins Ausland bekanntgegeben oder dort bearbeitet werden.

Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt insbesondere, wenn:

  • dies für die internationale Verwaltung von Rechten erforderlich ist
  • eine ausländische Verwertungsgesellschaft Daten für Lizenzierung oder Verteilung benötigt
  • ein Dienstleister Daten im Ausland bearbeitet
  • eine gesetzliche Pflicht besteht
  • Ansprüche geltend gemacht, ausgeübt oder verteidigt werden
  • die betroffene Person eingewilligt hat

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen Datenschutz, trifft ProLitteris geeignete Massnahmen, soweit dies gesetzlich erforderlich ist. Dazu können vertragliche Garantien, Standardvertragsklauseln oder andere geeignete Schutzmassnahmen gehören. In bestimmten Fällen kann eine Übermittlung auch ohne solche Garantien zulässig sein, zum Beispiel bei ausdrücklicher Einwilligung, zur Vertragsabwicklung oder zur Rechtsdurchsetzung.

18 Wie schützt ProLitteris Personendaten?

ProLitteris trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Personendaten zu schützen.

Dazu gehören je nach System und Datenkategorie insbesondere:

  • Zugriffsbeschränkungen
  • Rollen- und Berechtigungskonzepte
  • Passwortschutz und, wo angemessen, Mehrfaktor-Authentifizierung
  • Verschlüsselung oder gesicherte Übertragung
  • Protokollierung sicherheitsrelevanter Vorgänge
  • Datensicherungen
  • Schutz vor Verlust, Missbrauch, unbefugtem Zugriff und Veränderung
  • Schulung und Vertraulichkeitspflichten
  • Sicherheitsvorgaben für Dienstleister
  • Verfahren zur Behandlung von Sicherheitsvorfällen

Trotz solcher Massnahmen können Sicherheitsrisiken nicht vollständig ausgeschlossen werden. Internetbasierte Kommunikation und digitale Dienste können insbesondere durch technische Störungen, Angriffe oder Fehlverhalten Dritter beeinträchtigt werden.

19 Wie lange bewahrt ProLitteris Personendaten auf?

ProLitteris bewahrt Personendaten so lange auf, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Die Dauer richtet sich insbesondere nach:

  • Vertragsdauer
  • gesetzlichen Aufbewahrungspflichten
  • statutarischen und reglementarischen Pflichten
  • Verjährungsfristen
  • Nachweis- und Dokumentationsinteressen
  • Vorgaben von Behörden, Gerichten oder Aufsichtsstellen
  • berechtigten Interessen von ProLitteris oder betroffenen Personen

Geschäfts-, Vertrags-, Abrechnungs- und Buchhaltungsunterlagen können in der Regel während zehn Jahren aufbewahrt werden. Bestimmte Daten können länger aufbewahrt werden, wenn dies für Rechteverwaltung, Verteilungen, Ansprüche, Archive, Streitigkeiten oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

Für MyCopyright gelten zusätzlich die vertraglichen Regeln des Dienstes. Hochgeladene Dateien, Hashwerte, Zeitstempel, Zertifikatsdaten und Protokolle werden grundsätzlich so lange aufbewahrt, wie dies für die Bereitstellung des Dienstes, die Nachweisfunktion, die Sicherheit, die Vertragsdurchführung und gesetzliche oder beweisbezogene Zwecke erforderlich ist. Nach Vertragsende, Kündigung oder Nichtzahlung können Dateien und Daten nach den Nutzungsbedingungen gelöscht, gesperrt oder archiviert werden. ProLitteris kann vor einer Löschung eine Export- oder Übergangsfrist vorsehen.

20 Welche Rechte haben betroffene Personen?

Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts insbesondere das Recht:

  • Auskunft über ihre Personendaten zu verlangen
  • unrichtige Personendaten berichtigen zu lassen
  • die Löschung von Personendaten zu verlangen
  • die Einschränkung bestimmter Bearbeitungen zu verlangen
  • bestimmten Bearbeitungen zu widersprechen
  • eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
  • die Herausgabe oder Übertragung bestimmter Daten zu verlangen, soweit das Gesetz dies vorsieht
  • bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen

ProLitteris kann ein Begehren einschränken oder ablehnen, wenn gesetzliche, vertragliche, statutarische oder überwiegende berechtigte Gründe entgegenstehen. Dies kann insbesondere der Fall sein, wenn Daten zur Rechteverwaltung, Verteilung, Abrechnung, Rechtsdurchsetzung, Dokumentation oder Erfüllung gesetzlicher Pflichten weiterhin benötigt werden.

Begehren können an die Kontaktstelle gemäss Ziffer 2 gerichtet werden. ProLitteris kann eine angemessene Identifikation verlangen, damit Daten nicht an unberechtigte Personen bekanntgegeben werden.

21 Ist die Bereitstellung von Personendaten freiwillig?

In vielen Fällen stellen Sie ProLitteris Daten freiwillig zur Verfügung. Ohne bestimmte Daten kann ProLitteris jedoch ihre Leistungen nicht oder nur eingeschränkt erbringen.

Beispiele:

  • Ohne Kontaktdaten kann ProLitteris nicht kommunizieren.
  • Ohne Bankdaten kann ProLitteris keine Vergütungen auszahlen.
  • Ohne Werk- oder Nutzungsdaten kann ProLitteris bestimmte Verteilungen oder Lizenzierungen nicht durchführen.
  • Ohne tarifrelevante Angaben kann ProLitteris Vergütungspflichten nicht korrekt beurteilen.
  • Ohne Login- und Sicherheitsdaten können Portale oder MyCopyright nicht genutzt werden.
  • Ohne bestimmte Angaben kann die Fürsorge-Stiftung oder die Stiftung Kulturfonds ein Gesuch nicht prüfen.

22 Werden automatisierte Einzelentscheidungen getroffen?

ProLitteris kann Daten automatisiert bearbeiten, zum Beispiel in Portalen, bei Berechnungen, Prüfungen, Verteilungen, Rechnungen oder technischen Sicherheitsprozessen.

Soweit ProLitteris automatisierte Bearbeitungen verwendet, dienen sie in der Regel der effizienten Durchführung von gesetzlichen, vertraglichen oder reglementarischen Aufgaben. Wenn eine Entscheidung mit rechtlicher Wirkung oder erheblicher Auswirkung ausschliesslich automatisiert getroffen würde, informiert ProLitteris die betroffene Person, soweit dies gesetzlich erforderlich ist.

23 Gilt diese Datenschutzerklärung auch für Angebote Dritter?

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Websites, Plattformen oder Angebote Dritter, auf die ProLitteris verlinkt oder die in anderer Weise erreichbar sind. Für solche Angebote gelten die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Anbieter. ProLitteris übernimmt keine Verantwortung für deren Datenbearbeitung.

Soweit ProLitteris Dienstleister einsetzt, die Personendaten im Auftrag von ProLitteris bearbeiten, gelten vertragliche Datenschutz- und Sicherheitsvorgaben.

24 Änderung der Datenschutzerklärung

ProLitteris kann diese Datenschutzerklärung jederzeit ändern, insbesondere wenn sich die Tätigkeiten, digitalen Angebote, Dienstleister:innen, rechtlichen Anforderungen oder internen Prozesse von ProLitteris ändern.

Es gilt die jeweils aktuelle Fassung, die auf der Website von ProLitteris veröffentlicht ist. Bei wesentlichen Änderungen kann ProLitteris zusätzlich auf geeignete Weise informieren, zum Beispiel über Website, Portal oder E-Mail.

25 An wen kann ich mich wenden?

Für Fragen zum Datenschutz, für Auskunftsbegehren oder für andere Anliegen im Zusammenhang mit Personendaten können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Kontakt für Datenschutzfragen:
Selina Müller, Team Legal
info@prolitteris.ch

Zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB).

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