Datenschutzerklärung

1         Anwendungsbereich und Änderungen

Diese Datenschutzerklärung gilt für ProLitteris als Genossenschaft, für die Fürsorge-Stiftung von ProLitteris und für die Stiftung Kulturfonds von ProLitteris («ProLitteris», «Wir»).

Sie betrifft Urheber, Verlage und Erben («Rechteinhaber»), Nutzer von urheberrechtlich geschützten Werken («Nutzer») und weitere Personen mit Kontakt zu ProLitteris.[1]

Unsere Tätigkeit stützt sich auf das schweizerische Urheberrechtsgesetz (URG). Für den Datenschutz ist das schweizerische Datenschutzgesetz (DSG) anwendbar.[2]

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie und wozu wir Ihre Personendaten bearbeiten, wie sie geschützt werden und welches Ihre Rechte sind.

«Personendaten» oder «Daten» sind Angaben, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

«Bearbeiten» umfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln und Verfahren, insbesondere das Aufbewahren, Bekanntgeben, Beschaffen, Erheben, Löschen, Speichern, Verändern, Vernichten und Verwenden von Personendaten.

Diese Datenschutzerklärung kann durch weitere Regelungen ergänzt werden, z.B. in den Verwertungsbedingungen und im Verteilungsreglement für Rechteinhaber, in Tarifen und Lizenzverträgen für Nutzer und in Verträgen und anderen Dokumenten für weitere Personen.

Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Webseiten und Angebote von Dritten, auf die wir verweisen. Wir übernehmen keine Haftung für den Datenschutz durch Dritte.

Diese Datenschutzerklärung gilt in der jeweils aktuellen Fassung. Wir können die Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit anpassen. Wir empfehlen Ihnen, unsere Datenschutzerklärung regelmässig zu konsultieren.

2         Allgemeines zu Datenbearbeitungen

Wir bearbeiten Personendaten nach Einwilligung der betroffenen Person, es sei denn, die Bearbeitung geschieht zur Erfüllung eines Vertrages, um überwiegende berechtigte Interessen zu wahren, weil die Bearbeitung aus den Umständen ersichtlich ist oder wenn wir vorgängig informiert haben.

Wir bearbeiten Personendaten von Rechteinhabern und Nutzern und anderen Personen aufgrund von Gesetz, Statuten, Reglementen, Tarifen und Verträgen im Inland und Ausland.

Die Bearbeitung der Daten dient insbesondere der Erfüllung von Verwertungs-, Gegenseitigkeits- und Lizenzverträgen, der Durchsetzung von Forderungen, der Bekämpfung von Verletzungen von Urheberrechten und der Ausübung der weiteren im Urheberrechtsgesetz vorgesehen Tätigkeiten einer Verwertungsgesellschaft. Ihre Daten können in gerichtlichen oder behördlichen Verfahren bearbeitet werden.

Im Betrieb bearbeiten wir Personendaten von Mitarbeitenden, Bewerbenden, Mitgliedern von Gremien, Vertrags- und Geschäftspartnern (z.B. Beauftragten, Lieferanten oder Mietern von Wohn- und Geschäftsräumen), im Kundendienst und in den Tätigkeiten der Fürsorge-Stiftung und des Kulturfonds.

Wir bearbeiten Personendaten für den Versand unseres Newsletters mit Ihrer Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.

Für die Nutzung des ProLitteris-Portals erstellen Sie ein Login mit E-Mail, Vorname, Name, Telefonnummer (optional) und einem verschlüsselten Passwort.

Es obliegt Rechteinhabern und Nutzern, ihre Daten selbst im ProLitteris-Portal einzugeben, zu kontrollieren, zu berichtigen und zu aktualisieren.

Daten können über Schnittstellen an ProLitteris gelangen, z.B. UID-Register für Unternehmen und juristische Personen und Daten von Verzeichnissen  für Rechteinhaber und Werke.

Beim Besuch unserer Website und im ProLitteris-Portal können Informationen an ProLitteris übermittelt werden, die den Anwender identifizieren können (insbesondere IP-Adresse, Sprache, Datum, Zeit und Dauer des Zugriffs, Zugriffsstatus, abgerufene Inhalte und Datenmenge, die Webseite, über welche der Zugriff erfolgte, der verwendete Browser und das Betriebssystem). Wir bearbeiten solche Daten für den Betrieb und die Weiterentwicklung unseres Angebots und unseres Auftritts in der Öffentlichkeit sowie zur Verhinderung von Missbrauch.

3         Rechteinhaber

Rechteinhaber teilen ProLitteris insbesondere Adress- und Kontaktdaten mit inkl. UID, Geschlecht, Geburtsdatum, Nationalität, Kopie ID/Pass (optional), Angaben zu Tätigkeiten, weiteren Verträgen und Mitgliedschaften sowie Rechten, Bankverbindung, Mehrwertsteuerpflicht, ggf. Daten verstorbener Urheber und Erben sowie Werk- und Nutzungsdaten. Zur Identifikation der Rechteinhaber verwendet ProLitteris die Identifikationsnummern MemberID, IPI-Name-Nummer und Kreditoren-Nummer. ProLitteris verwendet Daten aus öffentlich zugänglichen Registern wie z.B. Handelsregister und UID-Register oder branchenüblichen Verzeichnissen wie Helveticat oder dem Verzeichnis lieferbarer Bücher, gestützt auf den Verwertungsvertrag oder das Verteilungsreglement und unter Einhaltung der gesetzlichen Pflichten. Wir erhalten und bearbeiten Nutzungsdaten aus dem In- und Ausland.

Wir bearbeiten die Daten von Rechteinhabern zum Abschluss und zur Ausführung der Verwertungsverträge mit oder ohne Mitgliedschaft, namentlich zur Teilnahme an Veranstaltungen von Gremien, Lizenzierung oder zur Verteilung von Vergütungen, in einigen Fällen auch für Rechteinhaber, die ohne Verwertungsvertrag direkt an einer Verteilung von ProLitteris partizipieren.

Die Datenbearbeitung findet insbesondere statt in der obligatorischen Kollektivverwertung, in den Verwertungsbereichen Art, Audio und ECL sowie in der Zusammenarbeit mit Verwertungsgesellschaften im Ausland.

4         Nutzer

Im Rahmen der obligatorischen Kollektivverwertung teilen Nutzer ProLitteris aufgrund von Art. 51 Abs. 1 URG und den Gemeinsamen Tarifen (GT) Adress- und Kontaktdaten mit inkl. UID, sowie die im jeweiligen Gemeinsamen Tarif verlangten weiteren Angaben zur Ermittlung von Vergütungspflicht und Vergütungshöhe. ProLitteris verwendet Daten aus öffentlich zugänglichen Registern wie z.B. Handelsregister und UID-Register, gestützt auf die Bewilligung des Eidgenössischen Instituts für Geistiges Eigentum (IGE) unter Einhaltung der gesetzlichen Pflichten (insb. Gleichbehandlung der Nutzer, Art. 45 Abs. 2 URG).

Für den Abschluss und die Ausführung von Lizenzverträgen teilen Nutzer ProLitteris auch Daten zu Rechteinhabern, Werken und Nutzungen mit.

Wir bearbeiten die Daten von Nutzern und ggf. auch von Rechteinhabern für die Lizenzierung, das Inkasso und die Verteilung von Vergütungen. Dies gilt für Rechnungen und Mahnungen einschliesslich der zivil- und strafrechtlichen Durchsetzung von Forderungen, bei Bedarf mit Hilfe von Dritten wie Inkassobüros und Rechtsanwälten sowie in Gerichts- und Schuldbetreibungsverfahren.

5         Mitarbeitende etc.

Wir bearbeiten Personendaten von Mitarbeitenden, Bewerbenden und Mitgliedern von Gremien wie Vorstand bzw. Stiftungsrat, sofern Sie uns in einer dieser Rollen Daten mitteilen oder diese veröffentlicht sind.[3]

6         Internetdienste

Wir speichern Daten auf unseren eigenen Servern und auf Speichern von Diensten in der Schweiz und in der Europäischen Union (PrimeSoft AG, Bahnhofstrasse 4, 8360 Eschlikon TG, Schweiz; PriorIT, EDV-Dienstleistungen GmbH, Werftenstrasse, AT-9210 Pörtschach Am Wörthersee; Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland).

Wir verwenden Cookies, um unser Angebot technisch zu ermöglichen oder zu verbessern (essenzielle Cookies) und in Ausnahmefällen für eine nicht-personenbezogene Auswertung unseres Angebots (Analyse-Cookies). Bei Cookies handelt es sich um Dateien, die auf Ihrem Gerät gespeichert werden und Ihren Browser, Ihr Betriebssystem und Ihr Gerät identifizieren können, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. So können z.B. Spracheinstellungen gespeichert werden. Cookies können im Browser temporär oder permanent gespeichert werden. Temporäre Cookies werden automatisch gelöscht, wenn der Browser geschlossen wird. Permanente Cookies haben eine bestimmte Speicherdauer. Sie können Cookies in Ihren Browser-Einstellungen jederzeit ganz oder teilweise deaktivieren oder löschen. Wenn Sie essenzielle Cookies deaktivieren, können gewisse Funktionen beeinträchtigt sein.

Wir können Dienste wie Google Analytics (Google Ireland Limited, Irland für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz, https://policies.google.com/privacy#europeanrequirements) oder Word Press Stats (https://wordpress.com/support/stats/; https://wordpress.org/about/privacy/) verwenden, um mittels Cookies nicht-personenbezogen die Verbreitung unseres digitalen Angebots zu messen.[4] Dafür werden IP-Adressen in gekürzter Form gespeichert ohne Identifikation der Person. Einzelne Dienste von Dritten, bei denen Website-Besucher angemeldet sind, ordnen die Daten möglicherweise dem Konto oder Profil beim jeweiligen Dienst zu.^[5]  Sie können in Ihrem Browser und im Cookie-Banner von ProLitteris Analyse-Cookies ablehnen.

Wir verwenden Google reCAPTCHA (Google Ireland Limited, Irland für Nutzerinnen und Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum und in der Schweiz, https://policies.google.com/privacy#europeanrequirements), um einen Menschen von einem Computer zu unterscheiden, um eine missbräuchliche Verwendung unseres Angebots zu verhindern und die Verfügbarkeit des digitalen Angebots sicherzustellen. Wenn Sie verhindern wollen, dass Daten über Ihr Verhalten an Google gesendet werden, müssen Sie sich vor dem Besuch unserer Webseite bei Google ausloggen und alle Google-Cookies löschen.

Wir verwenden Dienste für Audio- und Videokonferenzen intern und mit Dritten, insbesondere Microsoft Teams (Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Ireland, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/teams-privacy, https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/location-of-data-in-teams).

Wir verwenden Crisp, einen Service für die individuelle Kommunikation zwischen Mitarbeitende und Kunden (Crisp IM SAS, 2 Boulevard de Launay, 44100 Nantes, France, https://crisp.chat/de/privacy).

Wir verwenden Brevo, einen Service für Newsletter für allgemeine Informationen an bestimmte Kundengruppen (Brevo GmbH, ehemals Sendinblue GmbH, Köpenicker Straße 126, 10179 Berlin, Deutschland, https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/).

7         Soziale und kulturelle Zwecke (Stiftungen)

Die Fürsorge-Stiftung bearbeitet Daten zur Prüfung, Berechnung und Auszahlung von Sozialleistungen an Mitglieder (Altersrenten und Unterstützungsleistungen). Die Daten umfassen Name, Vorname, Adress- und Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung, Angaben zu den finanziellen und persönlichen Verhältnissen im Haushalt, Zivilstand, Beruf, AHV-Alter, steuerbares Einkommen, Einnahmen inkl. andere Sozialleistungen, Ausgaben, Vermögen und Schulden sowie urheberrechtliche Vergütungen in der Vergangenheit. Bei der Bearbeitung von Gesuchen und Leistungen können besonders schützenswerte Daten betroffen sein, namentlich zur Gesundheit und zu Massnahmen sozialer Hilfe. Diese teilen uns die Betroffenen oder Dritte wie Ärzte oder Sozialarbeiter unter Wahrung der Vertraulichkeit mit.

Die Stiftung Kulturfonds bearbeitet Daten zum Zweck der Förderung und Unterstützung kultureller Anliegen im Bereich der Literatur und der bildenden Kunst. Dazu gehören insbesondere die Beschaffung und Speicherung von Adress-, Kontakt- und Bankdaten des Gesuchstellers, Angaben zu Beteiligten und deren Werken und Leistungen, zur Finanzierung des Projekts, zu Honoraren für Kulturschaffende und zum Bezug des Gesuchs mit der Tätigkeit von ProLitteris.

8         Weitergabe an Dritte

Ihre Personendaten werden weder weitergegeben noch verkauft oder sonst wie an Dritte übermittelt, es sei denn, dass dies zur Vertragsabwicklung oder zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben erforderlich ist oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Darüber hinaus können Daten an Dritte übermittelt werden, soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen oder durch behördliche oder gerichtliche Anordnung hierzu verpflichtet sind.

ProLitteris arbeitet mit externen Dienstleistern und Diensten zusammen, insbesondere aus dem Bereich Informationstechnologie und Datenmanagement (z.B. IPI-Datenbank), Versandunterstützung, Buchhaltung, Inkassounterstützung, gerichtlicher Rechtsdurchsetzung, Sozialversicherungen und anderen Geschäftspartnern und Kunden. Ausserdem bearbeiten wir Daten bei unserer Zusammenarbeit mit Verwertungsgesellschaften im In- und Ausland zur Erfüllung der Zusammenarbeitsverträge.

Die Fürsorge-Stiftung kann Personendaten an Dritte wie andere Fürsorgeeinrichtungen weitergeben, insbesondere um Berechtigungen auf Unterstützungsleistungen abzuklären.

Diese Dritten sind vertraglich verpflichtet, Daten nur in dem Umfang zu bearbeiten, wie dies ProLitteris selbst dürfte, und die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.

9         Datentransfers und Datenbearbeitungen im Ausland

Bearbeitungen von Daten können auch Datentransfers ins Ausland und Datenbearbeitungen im Ausland beinhalten. Dies betrifft insbesondere Rechteinhaber, Nutzer, Verwertungsgesellschaften oder Dienstleister und Dienste mit Sitz/Wohnsitz oder Servern im Ausland.

Wir können Personendaten in Staaten bekanntgeben, sofern das dortige Recht einen angemessenen Datenschutz im Sinne des DSG gewährleistet. In den meisten Fällen befindet sich ein Empfänger oder Bearbeiter in einem Land mit angemessenem Datenschutzniveau.[6]

Ausnahmsweise können wir Personendaten in Staaten ohne angemessenen Datenschutz im Sinne des DSG exportieren oder dort bearbeiten lassen, wenn ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrages besteht[7] oder wenn Sie einwilligen[8]. In wenigen Fällen  von Verträgen mit Verwertungsgesellschaften oder IT-Dienstleistern oder Diensten befindet sich ein Empfänger oder Bearbeiter in einem Land ohne angemessenes Datenschutzniveau im Sinne des DSG.[9] Falls ein angemessener Datenschutz z.B. trotz Datenspeicherung in Europa dennoch ausnahmsweise und unvorhersehbar im Einzelfall nicht gewährleistet werden kann, erklären Sie sich durch Bestätigung der Datenschutzerklärung mit einem solchen Datentransfer einverstanden.

10     Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir bearbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst verfolgten Zwecke erforderlich ist, insbesondere gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten für die Dauer der Geschäftsbeziehung oder darüber hinaus. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für jene Dauer aufbewahrt werden, welche berechtigte Geschäftsinteressen (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke), Verjährungsfristen oder eine geordnete Verwaltung (Art. 45 Abs. 1 URG) erfordern. Sobald Ihre Personendaten für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie, soweit möglich, gelöscht oder anonymisiert.

Personendaten von nicht berücksichtigten Bewerbenden werden spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Für betriebliche Daten wie Systemprotokolle gelten kürzere Aufbewahrungsdauern.

11     Datensicherheit und Aufbewahrung

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch, z.B. mit Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung und Kontrollen.

Die Kommunikation über unsere Website, das ProLitteris-Portal und per E-Mail kann unverschlüsselt sein.

Besonders schützenswerte Daten im Bereich Personal und Fürsorge sind nur den zuständigen Mitarbeitenden zugänglich.

12         Rechte der betroffenen Person

Sie verfügen über die Rechte auf Auskunft, Berichtigung (sofern Sie die Daten nicht selbst im ProLitteris-Portal anpassen können), Einschränkung oder Widerspruch gegen eine Datenbearbeitung, Datenherausgabe für die Übertragung an eine andere Stelle oder Löschung der bearbeiteten Personendaten.  Wir dürfen einen schriftlichen Antrag und einen Ausweis über die Identität des Antragstellers verlangen.

Der Widerruf einer Einwilligung zur Bearbeitung oder die Ausübung der genannten Rechte kann in Konflikt mit vertraglichen Abmachungen stehen und zur Beendigung des Vertrags führen.

Betroffene Personen verfügen zudem über ein Beschwerderecht bei einer zuständigen Aufsichtsbehörde. Die Aufsichtsbehörde für den Datenschutz in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).[10]

13     Verantwortlicher und Kontakt

Für Anliegen zum Datenschutz sowie für Gesuche um Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Herausgabe für die Übertragung steht Ihnen zur Verfügung:

Team Legal, legal@prolitteris.ch.

ProLitteris, Schweizerische Genossenschaft für Urheberrechte an Literatur und Kunst, Postfach 205, 8024 Zürich.

[1] Dieses Dokument gilt für alle Geschlechter.

[2] Auf Tätigkeiten und Personen im Fürstentum Liechtenstein ist das Recht des Fürstentums Liechtenstein anwendbar inkl. Urheberrechtsgesetz (URG-FL), Verwertungsgesellschaftengesetz (VGG-FL) und Datenschutzgrundverordnung der EU (DSGVO) sowie Datenschutzgesetz (DSG-FL).

[3] Es gilt die interne Weisung für Mitarbeitende und weitere Personen vom 01.09.2023.

[4] Zur Zeit nimmt ProLitteris keine Auswertungen mittels Google Analytics vor.

[5] In diesen Fällen unterliegen Sie der Datenschutzerklärung von Google, https://policies.google.com/privacy#europeanrequirements .

[6] Vgl. Anhang 1 zur Verordnung über den Datenschutz, abrufbar unter https://www.newsd.admin.ch/newsd/message/attachments/75620.pdf, mit den EU-Ländern, Kanada, Neuseeland, Argentinien und Grossbritannien.

[7] Art. 17 Abs. 1 lit. b Ziff. 1 oder 2 DSG.

[8] Art. 17 Abs. 1 lit. a DSG.

[9] Australien, Brasilien, Burkina Faso, Chile, China, Kongo, Indien, Japan, Mexiko, Peru, Serbien, Singapur, Südafrika, Südkorea, USA.

[10] Für Tätigkeiten und Personen im Fürstentum Liechtenstein ist die Datenschutzstelle Aufsichtsbehörde https://www.datenschutzstelle.li/impressum.